Het bepalen van de ICT-strategie

De ICT-markt is in volle evolutie. De technologische evolutie heeft een impact op de keuze van aanbesteden, op het onderverdelen in percelen etc. Dit zijn maar enkele voorbeelden, maar met een grote impact op de ICT-strategie:

De ICT-detacheringsmarkt is in de laatste 5 jaar grondig gewijzigd.
De Europese richtlijnen met betrekking tot aanbesteding leggen nadruk op de toegankelijkheid van opdrachten voor KMO's. De gevoeligheid in de publieke opinie hiervoor stijgt.
ICT-consolidatie heeft ervoor gezorgd dat er een zeker risico is op verschraling is in het dienstenaanbod.
Nieuwe spelers komen razendsnel op, en bouwen zeer snel een reputatie uit.
De storage markt evolueert (convergeert zeggen ze daar) naar software gestuurde storage, die al dan niet samen met de virtuele laag kan (of moet) worden aangekocht. Een verkeerde perceel-keuze, en u sluit vernieuwende mogelijkheden bij voorbaat uit.

In elk van de technische disciplines is het uw taak als aanbestedende overheid marketing en realiteit uit elkaar te halen.

Het bepalen van de aankoop-strategie

We zeiden het al, de ICT-markt is in volle evolutie.

De ICT-markt evolueert meer en meer van een investeringsbenadering naar een operationele benadering. Getuige daarvan de evolutie naar de cloud. Dat heeft een zware impact op de te kiezen aankoop-procedure, en nog meer op de prijsvraag en de prijsinventaris. In een cloud-model gaat een inschrijver factureren op basis van kost-parameters. Verschillende inschrijvers hanteren verschillende kost-parameters voor dezelfde dienstverlening.
Een prijsinventaris moet concreet zijn, zodat er een goede vergelijkingsbasis ontstaat, maar moet toch de nodige vrijheid laten aan de inschrijvers. Dit is een moeilijke evenwichtsoefening.
Bovendien, en dit is in cloud modellen zeker van toepassing, moet u er zich voor hoeden dat inschrijvers rekenen naar een bepaalde verwachte hoeveelheid, om vervolgens een hogere prijs aan te rekenen buiten die specifieke hoeveelheid.
Meer en meer besturen en/of verenigingen bundelen ook de krachten om via een opdrachtencentrale gezamenlijk diensten of producten in te kopen. Dit kan in veel gevallen een oplossing bieden.

Stem uw aankoopbeleid af wat de markt kan bieden. De aankoopprijs zal er wel bij varen.

Schrijven van ICT-bestekken

Technische mensen schrijven niet graag bestekken, het komt er ook maar gewoon bij. Herkent u dit ? Nochtans is een kwalitatief bestek de basis voor een leveranciersrelatie die gedurende lange periode kan standhouden.

Daarenboven besteedt u technologiëen maar eens om de zoveel jaar aan. Om een goed bestek te schrijven, is het aangewezen dat u de markt kent en vervolgens nauwkeurig de markt bevraagt. Onnauwkeurigheid leidt tot risico-afdekking, die in de prijs wordt doorgerekend.

Geef aandacht aan uw ICT-bestekken. Prijs is maar 1 factor voor succes van uw oplossing.

Onderhandelen en gunnen

Op 30/06/2017 trad de nieuwe wet op de overheidsopdracht in werking.

De mogelijkheid tot onderhandelen werd hierin uitgebreid. Waar ze voorheen een uitzonderingsprocedure was, kan ze in regel worden toegepast voor de meeste ICT-bestekken (wet dd. 12/05/2016 artikel 38 par. 1 punt 1 b) en c)). De wet bepaalt nu namelijk dat wanneer er ontwerp aan te pas komt, de onderhandelingsprocedure mag gebruikt worden. Let wel op, u dient het verloop van de onderhandelingen kenbaar te maken aan de inschrijvers!
Bij het onderhandelen is het nodig om de gelijke behandeling van alle partijen te garanderen. In de praktijk is het noodzakelijk dit zeer consequent toe te passen en door te trekken. Dit principe komt soms in aanvaring met het principe van de confidentialiteit. In een onderhandeling zou het namelijk kunnen dat u de oplossing van één inschrijver influistert bij een andere, en dat kan natuurlijk ook niet de bedoeling zijn.
Het verloop van de onderhandeling wordt in een verslag van nazicht gedocumenteerd. Daarin documenteert u in detail het verloop van de onderhandelingen en eventuele assumpties die u in het kader van de onderhandeling hebt genomen. Wij raden aan om dit zeer gedetailleerd bij te houden. Bij discussies kan u zich eenvoudiger het verloop van de onderhandeling voor de geest halen. Het menselijk geheugen is sterk, maar een geheugen ondersteund door documentatie nog beter.
Wij raden ook aan, naast de gelijke behandeling, ook aandacht te hebben voor de volledigheid van evaluatie. Dit vermijdt dat u te veel inzoemt op een gegeven uit de offerte waar u vervolgens te veel aandacht aan besteedt. Een evaluatie moet evenwichtig alle elementen uit een offerte analyseren.
De rode draad doorheen een procedure is respect. U moet er zich telkens van bewust zijn dat elke inschrijver heel wat tijd en energie besteed heeft om zijn offerte te maken, en verdient dat u de offerte aandachtig leest, beoordeeld en argumenteert.

Zorg voor gelijke behandeling, maar ook voor confidentialiteit en volledigheid.

Project opvolging

En dan is de aanbesteding een feit. ICT leveringen en diensten staan zelden op zichzelf. In de complexe materie die ICT is, moet elke oplossing in uw omgeving worden geïntegreerd. De opdrachtnemer heeft uiteraard zijn plicht om volgens zijn offerte op te leveren, maar hij heeft ongetwijfeld ook zelf bepaalde voorwaarden (pre-requisites) gesteld aan uw omgeving. U dient hieraan de nodige aandacht te besteden. Het vermijdt conflicten. Bovendien hebt u in uw bestek de nodige voorwaarden opgenomen die leiden tot een voorlopige of definitieve oplevering. Een goede administratieve opvolging in overeenstemming met wettelijke voorschriften is een must.

Zijn de "pre-requisites" van uw project onder controle ?

Service Opvolging.

Voor levering met betrekking tot diensten is het opvolgingsprobleem zo mogelijk nog complexer. Service KPIs zijn een vak op zich. Ze dienen zo concreet mogelijk te zijn, maar best ook nog relevant ! Vaak worden KPIs alleen gemeten op de output van een dienst, maar wellicht wilt u ook weten of de interne werking bij uw leverancier performant is!

Zorg voor eenvoudige en werkbare KPIs en opvolging. Meten is weten, maar op vertrouwen kun je verder bouwen.